10 نصائح للعمل بذكاء عوضا عن العمل بجهد

أظهرت إحدى الدراسات أن الرؤساء التنفيذيين الذين يقومون بتفويض المهام يحققون إيرادات أكثر بنسبة 33 بالمئة من أولئك الذين لديهم مهارات تفويض منخفضة.

يسعى معظمنا إلى تحقيق الكثير في أقل وقت ممكن سواء على المستوى المهني أو الشخصي.

ومن منا لا يريد أن يحقق في غضون ساعات قليلة ما كان يستغرق منه نصف يوم؟ في الواقع، يمكنك فعل ذلك من خلال التركيز وتقليل عوامل التشتيت.

في تقرير نشرته مجلة “فوربس” الأميركية (FORBES)، قدمت الكاتبة كارولاين كاستريون 10 نصائح فعّالة من شأنها أن تساعدك على العمل بذكاء أكثر دون بذل جهد أكبر.

• التفويض أكثر

إن إتقان فن التفويض مهارة أساسية. أما إذا كنت مهووسًا بالسيطرة أو تنشد الكمال أو تتبع أسلوب الإدارة التفصيلية، فقد يكون الأمر صعبًا.

ومفتاح النجاح في ذلك هو فهم أن القدرة على التفويض ستجعلك أكثر إنتاجية.

أظهرت إحدى الدراسات أن الرؤساء التنفيذيين الذين يقومون بتفويض المهام يواجهون مستويات أقل من الإجهاد خلال اتخاذ القرار وحالات إرهاق أقل، ويحققون إيرادات أكثر بنسبة 33% من أولئك الذين لديهم مهارات تفويض منخفضة.

• ركز على المهام عالية التأثير

من المحتمل أن يكون لديك قائمة مهام طويلة. لكن بدلا من محاولة إنجاز كل شيء أو الرد على جميع الرسائل الإلكترونية، ركز على المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على المدى الطويل.

اعمل بشكل أكثر ذكاء من خلال التركيز على الأمور الأكثر أهمية لأدائك في العمل ونجاح الشركة.

• اعرف متى تتوقف

قد يبدو هذا الأمر غير منطقي، إلا أنه من الضروري معرفة متى تغلق جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

أنت تعرف العلامات التي تنبهك لذلك، أهمها شرود الذهن وقراءة نفس الجملة مرارا وتكرارا، أو ربما الشعور بأنك عاجز عن أداء عملك بحيث تستغرق كتابة رسالة بريد إلكتروني بسيطة نصف ساعة.

مهما بدا العمل لساعات متأخرة من الليل مغريًا، فإنك ستنجز المزيد على المدى الطويل إذا توقفت عن العمل واستأنفته في اليوم التالي.

• جمّع الأنشطة

إن الفكرة وراء هذه الإستراتيجية هي العمل على المهام في شكل دفعات لتحسين الإنتاجية.

فعلى سبيل المثال، بدلا من الرد على كل بريد إلكتروني فور وروده، قم بجدولة فترات زمنية على مدار اليوم للتحقق من البريد الإلكتروني والرد على الرسائل. يمكنك أيضًا تخصيص وقت للأنشطة التي تتطلب التفكير والتركيز مثل البحث أو الكتابة أو العصف الذهني.

إن اكتساب هذا الإيقاع سيستغرق وقتا. وإذا بدأت وأوقفت هذه العملية باستمرار، فإنك بذلك ستضيع الوقت في كل مرة تريد فيها إكمال مهامك من حيث توقفت.

• استفد من ساعتك الداخلية

هل سمعت مقولة “التوقيت هو كل شيء؟” إن الوقت الذي تختاره لإنجاز مهام معينة خلال اليوم له تأثير على إنتاجيتك.

ولا يمكن للجميع العمل وفق الجدول الزمني نفسه، لأن لكل شخص ساعة داخلية مختلفة. وفقا لدانييل بينك، مؤلف كتاب “متى: الأسرار العلمية للتوقيت المثالي”، يمر كل شخص خلال اليوم بـ3 مراحل إنتاجية: الذروة والقاع والارتداد.

وفي الساعات التي تسبق الذروة وخلالها (في منتصف النهار تقريبا)، نكون أكثر تركيزًا، لذلك يعد هذا الوقت مثاليًا للمهام التحليلية. وعندما يكون التركيز في أدنى مستوياته، يكون ذلك الوقت المناسب للتركيز على المهام الإبداعية.

• قلص من قائمة المهام

إن بدء اليوم بقائمة مهام طويلة وغير واقعية لن يجعلك غير منتج فحسب، بل ستشعر أيضا أنك على وشك الفشل. أما قائمة المهام الأصغر تكون أقل ترهيبا ويمكن ضمان تحقيقها.

ابدأ بأهم المهام ولتقتصر القائمة على 3 إلى 5 عناصر.

بهذه الطريقة من المحتمل أن تنجز المزيد، وتكون متأكدًا من تحقيق المهام الثلاث الأوائل.

• لا تنتظر الحافز

تُفسّر إحدى أبسط الطرق للعمل بشكل أكثر ذكاء بظاهرة تسمى “تأثير زيغارنيك”(the Zeigarnik Effect).

ينص تأثير “زيغارنيك “على أن عدم إكمال مهمة ما يخلق توترا عقليًا، مما يجعلها في مقدمة الأولويات.

والشيء الوحيد الذي سيخفف من هذا التوتر هو إكمال هذه المهمة. عادة ما يكون الجزء الأصعب من أي مشروع هو بدايته. إذا كان بإمكانك البدء في التركيز على مشروع ما لبضع دقائق، فإن رغبة الدماغ في إكماله سوف تطغى.

لذا في المرة القادمة التي تشعر فيها برغبة في تأجيل مهمة ما، ما عليك سوى اتخاذ الخطوة الأولى، وسيتبعها الباقي.

• إدارة محيطك

تتمثل طريقة أخرى للعمل بشكل أكثر ذكاء في تقليل عوامل التشتيت.

تأكد من إخفاء هاتفك. لقد وجدت إحدى الدراسات أن إبقاء هاتفك بجانبك، حتى إذا كنت لا تستخدمه، يمكن أن يجعل أداءك أسوأ بنسبة 20% مما لو كان بعيدًا عنك.

يمكنك أيضا استخدام تطبيقات مثل “ريسكيو تايم” Rescuetime أو “ستاي فوكسد” (Stay Focused) أو “فريدوم” (Freedom) لحظر مواقع الويب المشتتة أو الإنترنت تمامًا.

• نظّم مكتبك

لن يساعدك تنظيم مكتبك على العمل بذكاء فحسب، بل إن ذلك مفيد أيضا لصحتك. توصلت دراسة أجراها باحثون في مركز الحياة اليومية للعائلات بجامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس إلى وجود صلة مباشرة بين هرمون الإجهاد الكورتيزول والفوضى.

نظّم مكتبك عن طريق التخلص من الأوراق والقمامة وأي عناصر أخرى غير ضرورية.

كما تعتبر البرامج غير الأساسية الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك فوضى رقمية. حاول تنظيم المستندات في ملفات واحذف أي ملفات غير ضرورية. وأخيرا، انتقل إلى صندوق الرسائل الإلكترونية الواردة وقم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني المهمة للتركيز على الرسائل الأكثر أهمية.

• العمل ضمن نطاقات زمنية طولها 90 دقيقة

اكتشف ناثانيال كلايتمان، أحد الباحثين الأوائل في مجال النوم، أننا نعمل في دورات مدتها 90 إلى 120 دقيقة تسمى “دورات النشاط والراحة الأساسية”. وأثبت العلم أن أداء الدماغ يكون في أفضل مستوياته لمدة 90 دقيقة قبل أن يتراجع، وبعد ذلك يحتاج إلى استراحة، ليعود أداءه إلى ذروته من جديد.

والعمل وفقا لهذه الدورة يمكن أن يساعد أدمغتنا على العمل بكفاءتها القصوى. ومن خلال العمل ضمن حيز زمني من 90 إلى 120 دقيقة في كل مرة، متبوعة بفترة راحة من 20 إلى 30 دقيقة، ستتمكن من التركيز لفترة أطول وتجنب عوامل التشتيت والحفاظ على مستويات طاقة أعلى.

المصدر : الصحافة الأميركية